Het target wat je de buitendienst medewerker geef kan opgebouwd zijn uit verschillende componenten. Denk hierbij aan; omzet, marge, aantal units en aantal uren. De samenstelling wordt gebasseerd op het feit wat voor jouw onderneming belangrijk is. Natuurlijk staat continuiteit boven aan, dus kan je denken aan marge als belangrijkste factor. Heb je afname verplichtingen aan je leveranciers dan dan het aantal units belangrijk zijn. Heb je zelf monteurs in dienst dan kan het aantal uren belangrijk zijn. Kortom het is een mix van componenten waaruit het target wordt opgebouwd.

Aan de hand van het product,dienst en/of service wat je verkoopt kan je kiezen of dat je een maand, kwartaal of een jaartarget bepaald.

Commissie

De verdeling vast salaris en commissie is ook per branch en bedrijf weer anders. De regel is hoe groter het flexibele deel van het salaris ten opzichte van het vaste deel is ten gunste van de werkgever. Want je betaald pas als je het verkochte product, dienst en/of service is geleverd en betaald. Nu zijn we in Nederland gewend om een relatief groot gedeelte van ons salaris vast te krijgen. Denk hieraan in percentages van 50 tot 75 procent vast.

Het variabele deel wordt uitgekeerd nadat het product,dienst en/of service is betaald door de afnemer. Bij de verkoop van abonnementen is dit anders en moet je duidelijke afspraken maken aande hand van de voorwaarden waar voor iets verkocht is. Als je zeker ben van betaling van het volledige contract, kan je er voor kiezen om de commissie uittebetalen over de contractwaarde na betaling van de eerste termijn.

Zoals er in de target bepaling een belangrijkheid wordt aangegeven is de commissie een sturende factor in het realiseren hiervan. Moe belangrijker het component hoe beter de beloning hier op.

Om je medewerkers extra te motiveren als ze richting hun target gaan is het raadzaam om versnellers in te bouwen. Denk hierbij aan een factor op het bedrag wat ze zouden krijgen als ze de drempel nog niet hebben gehaald. Letwel dat je dit pas doet op het moment dat wat de medewerker binnenhaalt boven het bedrag lig wat hij zelf kost. Naar gelang de termijn van je target bepaling, kan je kiezen om de versnellers hieraan te koppelen.

Je kan er voor kiezen om in de commissieregeling een zin op te nemen dat als de medewerker zijn eigen kosten niet terug verdiend, dit uitgedrukt in een percentage, hij de uitgekeerde commissie dient terug te betalen. Het is aan jouw of je dit ook daadwerkelijk doet. Om extra kosten aan het eind van het jaar te voorkomen, is het een aanbevelling om het commissiebedrag inclusief vakantiegeld te benoemen.

Zoals je merkt moet je de commissieregeling ook weer op papier zetten, om onduidelijkheden in de toekomst te vermijden.

Incentives

Nu heb je alles afgesproken en vast gelegd. Van salaris tot target en commissie. Naar gelang van de periode dat je dit heb vastgelegd heb je geen mogelijkheid om dit tussendoor te veranderen. Kan natuurlijk wel, maar als je daar aan begint dan blijf je bezig. Het is dan veel beter om een Incentive in het leven te roepen om tussentijd sturing te geven aan die punten die op dat moment nodig zijn. Bijvoorbeeld het achter blijven van units of marge. Door hier voor een korte periode de focus op te leggen zal dit weer gelijk getrokken worden met je plan.

Een incentive is over het algemeen een extraatje in de vorm van een product of reis. Of een waarde check om dit hieraan te besteden. Wat je kiest is geheel afhankelijk van de mensen wie je voor je heb werken. Veelal komen medewerkers pas in beweging als het waarde voor ze heeft. Het gaat er dus niet om dat jij het leuk vind, maar wat de medewekers er van vinden. Probeer dit goed af te stemmen. Het zou een verspilling van tijd en geld zijn als het niet de medewerkers in beweging zet.

Het niveau van vaardigheden is zeker ook een punt waar je over na moet denken. Zodat het niveau van de mensen die je gaat aannemen wel bij de manier past hoe je je product, dienst en/of service in de markt wil zetten. Gelukkig zijn vaardigheden te leren en kunnen te allen tijde op niveau worden gebracht. Het is wel een afweging of je mensen binnen haalt die al ervaring hebben of niet. Deze beslissing hangt af van je eigen niveau van vaardigheden of je instaat, bent om onervaren mensen te trainen in de vaardigheden die ze nodig hebben om jouw onderneming naar jouw wensen te vertegenwoordigen. Daarnaast is het een financieele afweging of je daar zelf tijd in kan en wil steken. Of dat je ervaren mensen binnen haalt, die het gewenste niveau van vaardigheden wel bezitten. Of dat je je medewerkers extern wil laten trainen.

Als je ervaren mensen gaat aannemen is het raadzaam je op de hoogte te gaan stellen of men de competenties en de vaardigheden die jij nodig acht ook daadwerkelijk bezitten. Het geld ook voor de niet ervaren mensen dat je er achter zal moeten komen of zij de gewenste competenties bezitten. Ik zal hier later op terug komen in het hoofdstuk werving en Selectie.

Het kan zijn dat je terug moet naar de rekentafel om te zien hoe je product, dienst en/of service aan moet passen, om meer toegevoegde waarde te creeren. Zodat je je prijs aan kan passen.

Als je een verkoopteam op gaat bouwen is het wel de bedoeling dat dit de groei van het bedrijf ten goede komt. Dus moet er voldoende ruimte zijn om meer orders binnen te kunnen halen dan alleen om zichzelf terug te verdienen.

Secudaire voorwaarden

Het is niet alleen verstandig om naar de markt te kijken met betrekking tot het salaris, maar ook wat wordt er extra geboden. Vaak worden een auto van de zaak (met brandstof) en een mobiele telefoon met een belbudget en eventueeel een laptop als en extra voor de medewerker gecommuniceerd. Naartuurlijk is het in elke branche anders, maar ik ben van mening dat een buitendienst medewerker zijn werk niet kan doen zonder deze gereedschappen. Het prive gebruik van deze gereedschappen vallen wel onder de secundaire arbeids voorwaarden. Daarom is het dus ook van groot belang om hier goede afspraken over te maken, wat wel geoorloofd is en wat niet. Ik raad je dus ook aan deze afspraken duidelijk en concreet op papier te zetten. Zodat hier geen meningsverschil over kan ontstaan.

Verder zijn er bedrijven die mee betalen of zelfs de gehele pensioen premie betalen voor een medewerker. Zelfs de ziektekosten verzekering wordt door bedrijven betaald. Ook zijn er bedrijven die dit colectief geregeld hebben. Je kan ook nog denken aan extra vrije dagen, studiedagen, meer vakantiedagen, studiekostenvergoeding en ga zo maar door. Jouw en de fantasie van de medewerker zijn de beperking. Laat je niet meeslepen. Alles wat je weggeeft, maar ook terug verdiend worden.

 Bonus

Wat voor het bovenstaande geld is ook vantoepassing op bonussen. Je kan van alles weggeven, zoals; 13^e maand, aandelen, opties, cadeautjes en ga zo maar door, maar je moet het eerst terug verdienen. Achteraf na gebleken succes kan je natuurlijk als je dat wil en je denkt dat het nodig is van alles weggeven. Soms kom je er niet onderuit als je met alle geweld iemand wil aannemen, die dit eist. Maar denk hier goed overna. Mijn advies is zech alleen iets toe, als beloning voor een geleverde prestatie. En spreek dit weer goed af en leg dit ook weer vast op papier.

Je kunt de verdeling voor het MKB op postcode kunnen doen als je markt groot genoeg is. Zodat een medewerker voldoende potentie in zijn te bewerken gebied heeft. Het is wel de bedoeling dat hij in een bepaalde tijd alle (potentieele) klanten kan benaderen, het zij telefonisch dan wel op bezoek gaan. Dit om te inventariseren naar behoefte en wensen. Is je markt een gespecialiseerde markt, dan kan je ook (potentieele) klanten op naam gaan toewijzen. Let er dan ook op dat een medewerker voldoende potentie heeft in zijn gebied.

Potentie heeft ook te maken hoe men koopt in je markt. Wil men eerst een relatie hebben voor dat men koopt of is het puur het product, dienst en/of service van belang. Of koopt men alleen als er een behoefte analyse op papier staat. Dit zijn allemaal zaken waar je rekeing mee moet houden.

New business

Dit zijn klanten die je niet kennen en/of nog nooit iets van je hebben afgenomen. Het zou kunnen dat men in het verleden wel zaken hebben gedaan, op incidenteele basis of niet. Vaak is de relatie verwaterd doordat de inkoper en/of de eigenaar is veranderd. Het is zaak om te weten waarom men niet meer koopt of waarom men je niet kent. Door kennis hiervan te nemen is het eenvoudiger om niet de zelfde fout te maken. Of als de potentieele klant je niet kent, wat je moet doen om je naamsbekendheid te vergroten.

Excisting business

Dit zijn de klanten die nu op regelmatige basis van je kopen. Vaak ken je deze klanten persoonlijk. Er is een relatie. Het is wel zaak dat deze relatie voort gezet wordt, ook als jezelf minder of niet meer bij deze over de vloer komt. Daarom is het van groot belang dat je als eigenaar nog eens belt met deze klant of treft op Relatie Management bijeenkomsten.

 Je ziet dat zowel de New als de Excisting Business aandacht nodig hebben, wel is waar op een andere manier. Daarom is het van belang om hier aandacht voor te hebben bij het samenstellen van je verkoopteam. Denk aan ervaring. Je kan er voor kiezen om het te scheiden. Het zogenaamde “Hunters en Farmers-model”. Hunters voor het najagen van de New Business en Farmers voor het verzorgen van de Excisting Business. Letwel over het algemeen zijn dit allebei buitendienst medewerkers. Je kan er ook voor te kiezen om het verzorgen van je Excisting Business bij een binnendienst neer te leggen. Het najagen van New business kan je ook op twee manieren inrichten. Door eerst telefonisch contact te maken door een binnendienst en het verdere contact door een buitendienst medewerker of het hele traject door de buitendienst medewerker. Beide modellen hebben zijn voor en nadelen.

Nationale en/of grootte accounts

Denk hierbij aan klanten die meerder vestigingen hebben en die dus ook hun klanten over heel Nederland of zelfs hierbuiten hebben. Het kan zijn dat de inkoop centraal vanuit de hoofdvestiging gebeurd, maar het kan ook zo zijn dat de inkoop door verschillende inkopers verdeeld over de verschillende vestigingen geschiedt. Dit heeft invloed op je prijs beleid, zoals bulkkorting, staffelkorting. En zeker ook op je afleverprijzen en voorwaarden.

MKB

Dit zijn over het algemeen bedrijven met één hoofdvestiging of eventueel een beperkt aantal kleine vestigingen. Als je met een bedrijf te maken heb met meerder vestigingen, dan gelden de zelfde aandachtspunten als bij een Nationale en/of grootte account. Bij een bedrijf met één vestiging, kunnen nog steeds meerder afleveradressen gevraagd worden. Let hierop bij het bepalen van je voorwaarden en prijzen.

 Nadat je de analyse van het vorige en dit artikel heb gedaan, zul je zien dat de concentratie van je klanten in segment valt. Vaak komt dit vanuit de historie. Tevens zie je van dat 20% van de klanten 80% van de omzet binnenbrengt. Je zult al wel begrijpen dat dit geen gezonde situatie is en dat dit de continuiteit van je onderneming in gevaar zou kunnen brengen. Daarom is het dus ook zaak om een gezonde spreiding van grootte en kleine klanten te hebben. Zodat als er een grootte klant weg valt, om welke reden dan ook, jouw onderneming kan blijven voort bestaan. En juist om die spreiding te bewerkstelligen heb je een verkoopteam nodig. Dit team moet zich dus ook gaan focussen op verschillende segmenten en markten. Bij het samenstellen van je verkoopteam is het wel raadzaam dat je de mensen met de juiste ervaring inzet op de verschillende soorten accounts.

• Wie koopt wat.
• Hoe vaak.
• Hoeveel.
• Wanneer.
• Is er een regelmaat.
• Waarom koopt hij dit.
• Tegen welke prijs.
• Hoe snel betaalt hij.

Kom je er achter of je huidige assortiment toereikend is of dat je het moet uitbreiden. Probeer hierbij buiten de kaders te denken die binnen jouw markt gelden. Het is vaak zo dat een andere manier van je product, dienst en/of service aanbieden, dan dat gebruikelijk is in jouw markt, een enorme verhoging kan te weeg brengen in de kwantiteit van het aantal verkopen.

Durf te kijken naar andere markten en hun concepten uit te proberen op jouw producten, diensten en/of service. Denk hierbij aan abbonnementen, betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, contractvoorwaarden en samenvoegen van producten, diensten en/of service tot een totaal aanbieding. Natuurlijk zijn er nog veel meer voorbeelden te verzinnen. Je fantasie is je beperking, zal ik maar zeggen.

Nadat je de analyse heeft uitgevoerd en eventueel nieuwe producten heb ontwikkeld. Met de daarbij behoorende prijzen, marge en kosten. Kan je bepalen waar je nu staat met je onderneming en waar je naar toe wil met betrekking tot de groei van orders en omzet.

Als je nu één of meerdere team van buitendienst medewerkers hebt is het belangrijk dat je een teamgevoel gaat creeren. Want een team is een aantal mensen die bij elkaar zijn gebracht, om één gemeenschappelijk doel te bereiken. Met een gedeelde visie over de aanpak en dezelfde individuele belangen. Verder dient er sprake te zijn van een gedeelde verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Er moet een gevoel van saamhorigheid, eer, verantwoordelijkheid en responsabiliteit gecreerd worden. En dat moet in uiting komen door hoe de groep zich gaat gedragen. De groep heeft idealen en motieven die zij nastreefd en een missie die inhoud wat zij willen betekenen voor de klanten, collega’s en je bedrijf. En waarin de groep zich onderscheidt van andere teams. Je kunt de groep herkennen aan bijvoorbeeld team kleuren, een mascotte, een motto, een lijflied, een spreuk, een tenue enzovoort. Een team heeft alleen een bestaansrecht als de leden loyal zijn, een winnaars mentaliteit hebben, trots zijn en scoren. Nu kan je dit allemaal gaan verzinnen en uitrollen, maar dan weet je zeker dat het niet gedragen gaat worden door de leden van het team. Het is belangrijk dat alles wat verzonnen wordt om het team een gezicht te geven, door de leden wordt bepaald en omarmd. De individueele leden zijn zelf verantwoordelijk om het levend te houden, het initiatief te tonen hierin en het team uit te dragen. Door dit concept te initeren kan je hier ruim gebruik van maken om de competitie tussen teams te vergroten. En op allerlei interne uitingen terug laten komen.

Team building

Ik zie coachen als een combinatie van sturen en ondersteunen. Naarmate de bekwaanheid groeit in een bepaalde taak zal de verhouding langzaam veranderen. Dus als er weinig bewaamheid is zal je veel sturing en ondersteuning moeten geven. Na verloop van tijd zal de bekwaamheid toenemen en zal je de medewerker nog steeds veel moeten sturen, maar neemt de ondersteuning af. Tot dat men de taak beheersd. Vanaf nu zal er weining sturing en ondersteuning zijn. Men kan nu zelfstandig werken. Deze stappen kunnen als volgt benoemd worden; leiden (veel sturing en weinig ondersteuning), Begeleiden (veel sturing en ondersteuning) en Delegeren (Weinig sturing en ondersteuning).

Voor dat je in het wilde weg je advertentie gaat plaatsen, is het van belang dat je eerst nadenk waar je je nieuwe medewerkers vandaan wil halen. Ben je bijvoorbeeld opzoek naar onervaren medewerkers, omdat je ze zelf gaat opleiden. Dan kan je het beste naar een vacature site gaan op Internet. Ben je opzoek naar meer ervarene medewerkers in een bepaalde branche, dan kan je er voor kiezen om een advertentie te plaatsen in een vakblad. Je kunt er ook voor kiezen om een werving en selektie bureau in te schakelen. Het voordeel hiervan is dat je het hele voortraject uithanden geeft. Van zoeken tot het eerste gesprek. Het nadeel is dat het lastig is om een bureau te vinden, die echt betrokken zijn bij jouw bedrijf. Veelal sturen ze de ene na de andere C.V. ter beoordeling. Als je niet uitkijkt zit je heledagen gesprekken te houden, met kandidaten die niet geschikt zijn. Dit komt doordat bureaus, met alle geweld iemand snel willen plaatsen, om maar snel een factuur te kunnen sturen. Natuurlijk zijn er bureaus die wel betrokken zijn en goed werk leveren. Maar hier moet je goed naar zoeken. En de bureaus die wel goed werk leveren, vragen ook aanzienlijk ander bedrag dan de bureaus die, zoals ik dat noemt: “C.V.’s aan het schuiven zijn”.

Om hier een goede keuze te maken is zeer lastig, maar zeker te doen. Het hete hangijzer is de financieele kant van de zaak. Het is dus weer de afweging ga je er zelf tijd en energie insteken, of koop je dit in.

Ik ben van mening dat het niet uitmaakt hoe je in contact komt met een potentiele medewerker, maar dat je in contact komt. Het belangrijkste is dat jij of je verkoopleider het er over eens zijn dat de kandidaat geschikt is en dat het gevoel goed is. Het beste is medewerkers aan te nemen die ken. Vanuit het verleden, omdat je ze een keer aan de onderhandelingstafel heb gehad of doordat je ze heb meegemaakt in een andere situatie. Met andere worden gebruik je netwerk.Dan weet je in iedergeval wat voor vlees je in de kuip hebt. Dit zou de meest ideaale situatie zijn, maar helaas is dit niet altijd mogelijk.

Om zoveel mogelijk de juiste selectie te maken, heb ik in het volgende bedacht en met veel succes uitgerold. Na dat ik in eerste gesprek heb gegeken of de C.V. en de competenties van de kandidaat overeen stemmen met mijn behoefte en wensen. En of er een gevoel is, dat deze kandidaat het kan en wil. En of jij het gevoel heb of jij van hem zou kopen, “de gunningsfactor”. In het tweede gesprek ga ik dieper in op de verkoopvaardigheden. Een goede manier om erachter te komen of een potentieele medewerker echt de kennis en kunde heeft is om naar situaties te vragen in het verleden, wat zijn verantwoordelijkheden ware, wat heeft hij gdaan en wat was het resultaat.En wat zou er anders gedaan kunnen zijn  voor een beter resultaat. Als je er dan achter komt dat een bepaald onderdeel niet naar jouw mening voldoende bevredigend is beantwoord, probeer hierdan op een andere manier achter te komen. Door een voorbeeld te schetsen en te vragen hoe hij hier mee zou omgaan. Eventueel kan je dit in een rollenspel stoppen. Deze techniek wordt S.T.A.R.R. (Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie) genoemd. Wil je hier meer over weten, dan raad ik je aan een gespecialiseerd boek hier over te raadplegen. Wanneer ik een potentieele medewerker uitnodigd voor een derde gesprek, dan vraag ik de kandidaat zich voor te bereiden met en voor het volgende;

• Een Marktbewerkingsplan (1 A4-tje), Om te zie hoe de kandidaat de markt ziet en hoe hij denkt zijn handel binnen te halen.
• Een Power Point presentatie maken en presenteren (10 minuten), onderwerp vrij naar keuze. Om te ervaren wat de kandidaat zijn presentatievaardigheden zijn.
• Rekentest (aangepast aande rekenmodellen die in jouw branche van toepassing zijn). Om te zien of de kandidaat begrijpend kan rekenen.
• Een aantal telefoontjes om een afspraak te maken. Om te ervaren wat de kunde is met betrekking tot het telefonisch koud afspraken maken.

Deze voorbereiding is om te ervaren of de kandidaat hiertoe bereid is, dit verteld namelijk iets over zijn inzet, gedrevenheid en motivatie om bij je bedrijf te komen werken. Het is wel raadzaam om dit niet bij iedereen op de zelfde wijze te doen. Je moet wel kijken of je dit noodzakelijk acht, met de bewezen ervaring van de kandidaat ik rekeinghoudend.

Als de kandidaat dit allemaal naar jouw maatstaven heeft volbracht, moet je hem een aanbieding doen. Ik heb de beste ervaring om dit in een dialoog onder vier ogen te doen. Daar je dan direct kan schakelen.

Als je na dit hele traject toch nog een behoefte heb om zekerheid in te bouwen, dan is het volgende een idee, wat ik met succes heb gebruikt. Doe dit niet met ervaren kandidaten, want die jaag je hiermee weg.

Ik heb onervaren en jonge kandidaten altijd eerst een contract van 3 maanden aangeboden. Dit om inzet en mentaliteit te testen. In deze periode gaf ik de buitendienst medewerker geen target. Om het niet halen van commissie, bij het binnen halen van orders in deze periode, kan je overwegen om een garantiecommissie uittekeren. Deze periode van 3 maanden is eigenlijk een verkapte proefperiode. Daar 1 maand bij een contract van bepaalde tijd wat kort is. Want in deze maand zijn de nieuwe buitendienst medewerkers het bedrijf, het product, de dienst, de service en de procedures aan het leren kennen.

Bij vervolg contracten moet je wel duidelijk zijn, wat en wanneer er gebeurd bij het niet of gedeeltelijk realiseren van de targets. Je kan hier denken aan bij het niet realiseren van de kosten welk de medewerker zelf kost, uitgedrukt in een percentage van het target, geen verlenging. Tot 99% van het target een serieuze overweging tot een 6 maands verlenging. En vanaf 100% een vaste aanstelling. Dit is slecht een voorbeeld. Ik ken ook bedrijven die vanaf dag één een contract voor onbepaalde tijd aanbieden. Met de gedachte dat mocht er niet voldoende gepresteerd worden, er slechts een maand salaris per gewerkt jaar afgekocht dient te worden. Natuurlijk zijn deze verhoudingen en regelgeving gevoelig voor verandering door wet- en regelgeving van uit de Staat. 

oor dat je in het wilde weg je advertentie gaat plaatsen, is het van belang dat je eerst nadenk waar je je nieuwe medewerkers vandaan wil halen. Ben je bijvoorbeeld opzoek naar onervaren medewerkers, omdat je ze zelf gaat opleiden. Dan kan je het beste naar een vacature site gaan op Internet. Ben je opzoek naar meer ervarene medewerkers in een bepaalde branche, dan kan je er voor kiezen om een advertentie te plaatsen in een vakblad. Je kunt er ook voor kiezen om een werving en selektie bureau in te schakelen. Het voordeel hiervan is dat je het hele voortraject uithanden geeft. Van zoeken tot het eerste gesprek. Het nadeel is dat het lastig is om een bureau te vinden, die echt betrokken zijn bij jouw bedrijf. Veelal sturen ze de ene na de andere C.V. ter beoordeling. Als je niet uitkijkt zit je heledagen gesprekken te houden, met kandidaten die niet geschikt zijn. Dit komt doordat bureaus, met alle geweld iemand snel willen plaatsen, om maar snel een factuur te kunnen sturen. Natuurlijk zijn er bureaus die wel betrokken zijn en goed werk leveren. Maar hier moet je goed naar zoeken. En de bureaus die wel goed werk leveren, vragen ook aanzienlijk ander bedrag dan de bureaus die, zoals ik dat noemt: “C.V.’s aan het schuiven zijn”.